Henkilötietojen käsittely TIEKEn ja Kulmian yhteisen valmennuksen yhteydessä

TIEKE ja Kulmia järjestävät valmennuksia, joiden yhteydessä käsitellään

Tässä selosteessa kuvataan henkilötietojen käsittely TIEKEn ja Kulmian yhteisen valmennuksen yhteydessä.

Yhteisrekisterinpitäjät yhteystietoineen

TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry
Työpajankatu 13 B, 00580 Helsinki
Timo Simell
timo.simell@tieke.fi

Kulmia Group Oy
Työpajankatu 13. 00580 Helsinki
Iivo Kerminen
iivo.kerminen@kulmia.fi

Rekisterinpitäjät ovat sopineet vastuunjaosta keskenään seuraavasti:
- TIEKE vastaa ilmoittautumisten keräämisestä oman järjestelmän kautta.
- Toimijat vastavat yhdessä valmennukseen liittyvä tiedottamisesta.
- Käytettävä etätapahtumien alusta tarkennetaan ennen valmennuksen alkamista.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet

Yhteisrekisterinpitäjät käsittelevät sinua koskevia henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

1. Valmennuksen toteuttaminen

Tietojasi käsitellään valmennuksen lähi- ja etätapaamisten järjestämiseksi. Tapaamisisten suunnittelua ja niistä tiedottamista varten käsittelemme seuraavia henkilötietoja: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, rooli/nimike ja organisaatio.

Etätapaamiseen osallistumisen ja niissä käytävien keskusteluiden yhteydessä käsitellään nimeäsi, sähköpostiosoitettasi sekä keskustelun audiovisuaalista sisältöä ja lokitietoja.

Valmennuksen toteuttamiseen littyvän henkilötietojan käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus, joka kerätään valmennukseen ilmoittautumisen yhteydessä. Suostumuksen ja valmennukseen osallistumisen voi perua ennen valmennuksen alkamista olemalla yhteydessä rekisterinpitäjiin. Henkilötietojen käsittely on tarpeen valmennuksen osallistumisen kannalta.

2. Tiedottaminen ja markkinointi valmennuksen jälkeen

Valmennuksen jälkeen henkilötietoja voidaan käyttää TIEKEn ja Kulmian toiminnan kehittämiseen sekä uudesta toiminnan markkinointiin ja siitä tiedottamiseen. Käsittelyperusteena on tällöin oikeutettu etu.

Säännönmukaiset tietolähteet

Valmennusta varten käsiteltävät henkilötiedot saamme pääasiassa rekisteröidyiltä henkilöiltä itseltään ilmoittautumisen kautta.

Henkilötietoja käsittelevät tahot

Pääsääntöisesti henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjien työntekijät tämän tietosuojailmoituksen mukaisissa tehtävissä. Myös hteisrekisterinpitäjien käyttämät palveluntarjoajat (henkilötietojen käsittelijät) voivat käsitellä henkilötietoja, jolloin huolehditaan, että he toimivat rekisterinpitäjän ohjeiden ja tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti. Tiedot henkilötietojen käsittelijöistä ovat saatavissa yhteisrekisterinpitäjiltä.

Henkilötietojen säilytysaika

Lähtökohtaisesti säilytämme henkilötietoja viisi (5) vuotta valmennuksen päättymisen jälkeen. Jos henkilö on osallistunut TIEKEn tai Kulmian toimintaan valmennuksen jälkeen esim. tapahtumien, koulutusten tai uutiskirjeen tilaamisen tai muodossa, säilytetään henkilötietoja näihin aktiviteetteihin liittyvien toimijoiden omien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Henkilötietojen turvaaminen ja suojaaminen

Tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan teknisin ja hallinnollisin toimenpitein alan yleisten standardien mukaisesti. Tiedot tallennetaan ensisijaisesti sähköisessä muodossa. Tietoja suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja soveltuvin osin salaustekniikoiden avulla. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjien palveluksessa olevat nimetyt henkilöt sekä erikseen nimetyt henkilötietojen käsittelijät.

Henkilötietojen siirtäminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjillä on oikeus tarvittaessa tässä ilmoituksessa kuvattujen velvoitteiden täyttämiseksi siirtää tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjät varmistavat, että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen tai että jonkin muun EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen siirtoperusteen edellytykset täyttyvät. Siirtotilanteissa rekisterinpitäjien velvoitteena on varmistaa, että mahdollinen tiedonsiirto toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävällä suojaustasolla. 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti alla luetellut oikeudet. Jos haluat hyödyntää oikeuksiasi tai sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä rekisterinpitäjiin selosteen alussa olevia yhteystietoja käyttäen.

Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä

• Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi.
• Voit esittää meille koska tahansa henkilötietojen käsittelyä koskevia tarkentavia kysymyksiä selosteen alussa mainittuja yhteystietoja käyttäen.

Oikeus saada tutustua tietoihin

• Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

• Jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan tiedot.
• Jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.

Oikeus saada tiedot poistetuksi

• Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus saada henkilötietosi poistetuksi.

Oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Mikäli katsot, että henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768

Tämä tietosuojaseloste on laadittu 7.11.2025. Sitä voidaan päivittää tarvittaessa, ja muutoshistorian löydät alta.